Trong bất cứ tổ chức nào, con người chính là nguồn tài nguyên chưa được khai thác lớn nhất. Tiềm năng tăng trưởng, năng suất, hiệu quả, thành tích và lợi nhuận cao nhất của mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp nằm ở các khả năng và động lực của những con người trong tổ chức.
Vậy làm thế nào để xây dựng cho doanh nghiệp một đội ngũ làm việc hiệu quả, hết mình và gắn kết hơn? Câu hỏi này đã cản trở các chủ doanh nghiệp trong suốt quá trình xây dựng doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, Tony sẽ giới thiệu 6 KEYS – 6 chìa khóa mà người lãnh đạo doanh nghiệp cần sử dụng để xây dựng một đội ngũ thực sự vững mạnh.
“6 chìa khóa xây dựng đội ngũ” là thành quả được tích lũy bởi ActionCOACH qua 20 năm vận hành ở 85 quốc gia trên thế giới. Tất cả các khách hàng của chúng tôi đều áp dụng 6 chìa khóa này trong việc xây dựng đội ngũ và kết quả mang lại vượt hơn cả sự mong đợi, họ tạo ra được một đội ngũ năng suất – hiệu quả – vững mạnh – hết mình và gắn kết chặt chẽ.
Trở thành một phần của một đội tuyệt vời tại nơi làm việc là một cảm giác tuyệt vời. Chắc chắn nhân viên của bạn sẽ luôn tràn đầy năng lượng để rời khỏi giường vào buổi sáng và tràn đầy năng lượng suốt cả ngày. Nhưng thực tế của vấn đề là, rất nhiều doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự mắc chứng giao tiếp kém, ì ạch trong công việc, thiếu sự tin tưởng và mức độ gắn kết thấp. Tất cả những điều này làm xói mòn cơ hội tăng trưởng cho doanh nghiệp. Nếu việc xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh là điều quan trọng đối với doanh nghiêp, thì đây là 6 “chìa khóa” xây dựng đội nhóm bạn cần xem xét:
Chìa khóa 1: Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ
Để lãnh đạo đội nhóm, trước tiên bạn phải thiết lập khả năng lãnh đạo của mình. Không chỉ là lãnh đạo, mà phải là lãnh đạo mạnh mẽ. Nếu đội ngũ của bạn không được hỗ trợ và dẫn dắt bằng sự lãnh đạo mạnh mẽ, kết quả sẽ giống như con tàu ra khơi mà không có thuyền trưởng vậy. Hãy nhớ rằng lãnh đạo mạnh mẽ ở đây không có nghĩa là chuyên quyền hay độc tài, bạn cần xây dựng mối quan hệ tin cậy và trung thành với đội ngũ mà không phải sử dụng quyền lực từ vị trí của mình. Hãy khiến nhân viên sẵn lòng làm theo những gì họ nên làm, chứ không phải chỉ thực hiện theo mệnh lệnh của cấp trên.
Làm Sếp – là bạn phải bao quát hết được mọi khía cạnh trong công việc của mình, tôn trọng mọi người, duy trì mối quan hệ tốt với cả cấp trên lẫn cấp dưới, thấu hiểu và sẵn sàng lắng nghe những điều họ chia sẻ; Tìm kiếm, phát hiện và đạo tạo nhân tài, tạo động lực đồng thời phát huy được tối đa năng lực của mỗi nhân viên, xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ, thân thiện, cởi mở; Sắp xếp và phân bổ hợp lý các nhiệm vụ; Xây dựng lòng tin và tạo lập một phong cách lãnh đạo tích cưc, hiệu quả.
Khi bạn là một nhà lãnh đạo tuyệt vời, bạn sẽ có được những người tuyệt vời và ngược lại. Hãy bắt đầu xem xét 2 khía cạnh sau thông qua việc đặt câu hỏi ngược:
- Khía cạnh 1: Loại công ty nào mà một người tài sẽ muốn gia nhập. Hay làm thế nào để xây dựng một doanh nghiệp tuyệt vời mà ai cũng muốn làm việc?
- Khía cạnh 2: Làm thế nào để trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời để nhân viên đều muốn học hỏi và làm việc cùng chúng ta?
Chìa khóa 2: Mục tiêu chung
Và yếu tố thứ 2 cần có của bất kỳ công công ty nào, đó là mục tiêu chung. Nhà lãnh đạo cần cho mọi thành viên trong nhóm biết rõ ràng về mục tiêu dài hạn của công ty là gì? “Chúng ta sẽ đi đâu và làm thế nào để đến đó?” Bạn không thể chờ mong họ đạt được kết quả khi không biết mục tiêu tổng thể là gì. Mục tiêu sẽ đưa họ lại với nhau và thành một khối gắn kết. Một mục tiêu chung, mạnh mẽ, mọi người đều biết và nắm rõ là cơ sở để kéo họ đi về cùng 1 hướng.
Hãy thảo luận với đội ngũ của mình về mục đích cốt lõi của doanh nghiệp, nhất là sau giai đoạn Covid này, mọi vấn đề trong doanh nghiệp đều biến động và chuyện ngày xưa có thể đã khác đi, hoặc đội ngũ của bạn đang nghi ngờ về mục đích cốt lõi của bạn. Hãy luôn cho nhân sự thấy các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp đang hướng đến mục tiêu chung như thế nào? Hướng đến tầm nhìn dài hạn ra sao?
Nhờ định ra các mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp sẽ phát triển đúng hướng.
Bạn thường được nghe mọi người nói rằng, “bạn không thể đạt được mục tiêu nếu không thể thấy nó”. Vì vậy mục tiêu bạn đặt ra cho đội ngũ phải là mục tiêu thông minh theo mô hình SMART. Quy tắc SMART bao gồm các yếu tố sau:
S – Specific: Các mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
M – Measurable: Có tiêu chí, tiêu chuẩn và thước đo rõ ràng cho từng mục tiêu
A – Achievable: Mục tiêu phải có tính khả thi
R – Realistic: Thực tế và không viển vông
T – Time bound: Có thời hạn cụ thể để nhân viên biết chính xác khi nào công việc được giao là đã hoàn thành
Như vậy, mỗi nhân viên đã biết được mục tiêu cho công việc được giao và họ nhận thức được rằng càng đạt được nhiều mục tiêu, họ càng có cảm giác là người chiến thắng, họ tìm thấy niềm vui nhiều hơn trong công việc từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
Một “chiêu” quan trọng mà bạn cần lưu ý:
“Khi thảo luận và thống nhất về một công việc nào đó, hãy để nhân viên phản hồi với bạn theo cách riêng của họ, để đảm bảo rằng những gì bạn nói và những gì nhân viên nghe được là một. Nhiều người sếp đã mắc sai lầm trong việc giao nhiệm vụ một cách nhanh chóng do áp lực về thời gian, mà bỏ qua hoạt động thảo luận về công việc nhằm đảm bảo rằng các nhân viên biết chính xác những gì được kỳ vọng. Sau đó, khi công việc không được hoàn thành, có kết quả không ra gì hoặc không được như mong muốn, người sếp thường có xu hướng đổ lỗi do nhân viên thiếu năng lực nhưng đó luôn là lỗi của người sếp!”
Chìa khóa 3: Các quy tắc của cuộc chơi
Với vai trò là Chủ doanh nghiệp, bạn là người đặt ra các quy tắc của cuộc chơi. Bạn phải cho các thành viên trong đội biết những gì họ có thể làm và không được làm, nói rõ ràng với các thành viên “chúng ta có luật, đừng phạm luật”. Nếu bạn không đưa ra các quy tắc, họ có thể sẽ vượt quá khuôn khổ, hoặc họ để áp theo quy tắc của họ!
Các quy tắc không nhất thiết phải là vật cản, nhưng chúng phải tồn tại để giữ cho mọi người được thống nhất. Làm thế nào chúng ta có thể cùng nhau tiến về phía trước nếu chúng ta không biết mình đang đứng ở đâu? Các quy tắc sẽ giữ cho sự thành công và năng suất của một nhóm.
Thiết lập các quy tắc càng sớm là tốt nhất, ví dụ như:
- Khi trong cuộc họp, tất cả đều có mặt và không sử dụng điện thoại di động làm việc riêng.
- Deadline là thứ cần phải đạt. Nếu không thể đạt, phải báo trước khi đến deadline và đưa ra deadline mới cuối cùng.
- Hiểu rõ trước khi bắt đầu làm.
- Phản biện, chia sẻ, bảo vệ quan điểm tới cùng trong cuộc họp. Ra khỏi cuộc họp, tuân theo thống nhất chung của cuộc họp và không được bàn ngoài lề
- Cùng nhau chia sẻ cởi mở về những thất vọng của mình khi có.
- Lắng nghe chứ không phán xét, không áp đặt quan điểm của mình vào.
- Tôn trọng thời gian ngoài giờ hành chính của nhau và sẽ không liên lạc trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp.
- …
Chìa khóa 4: Kế hoạch hành động
Chìa khóa thứ 4 trong 6 chìa khoá xây dựng đội ngũ thành công là kế hoạch hành động. Ai làm gì, khi nào làm. Là người đứng đầu tổ chức, bạn phải biết ai sẽ làm việc gì, khi nào họ làm xong, và họ sẽ làm như thế nào. Để dễ dàng trong quá trình phân việc, doanh nghiệp phải cần có Bảng Mô Tả Vị Trí Công Việc cho từng thành viên. Nhân viên phải biết công việc của họ đòi hỏi điều gì và gánh vác trách nhiệm gì.
Trong một cuộc khảo sát yêu cầu nhân viên mô tả về công việc tốt nhất mà họ từng làm, một trong những câu trả lời phổ biến nhất là: “Tôi luôn biết chính xác những gì tôi được kỳ vọng làm”. Khi được hỏi về những công việc tồi tệ nhất từng có, họ thường nói: “Tôi không bao giờ thực sự biết sếp tôi muốn tôi làm gì”
Thường các công ty hiện nay chỉ giao cho nhân viên 1 vài hành động trong bảng kế hoạch ngắn hạn, chứ không “show” toàn bộ bảng kế hoạch dài hạn. Việc cho nhân viên biết trước bảng kế hoạch dài hạn sẽ cho họ bức tranh tổng thể từ đó tự mỗi nhân viên có thể chủ độ lên được bảng kế hoạch cho mình để đạt được mục tiêu của tổ chức. Điều đó không chỉ khiến việc lãnh đạo dễ dàng hơn, mà còn giúp các thành viên trong đội ngũ làm việc tốt nhất có thể, bởi vì họ biết mình đang làm gì, khi nào nên làm và làm như thế nào nào trong quãng thời gian sắp tới mà không cần ngồi chờ sếp giao việc.
Vậy hãy cùng nhân viên lên một kế hoạch hành động cụ thể:
- Các mục tiêu và mục đích rõ ràng được thảo luận và thống nhất với nhau.
- Các tiêu chí, tiêu chuẩn và thước đó rõ ràng để các nhân viên biết rằng thành công sẽ được đo lường và xác định.
- Có thời hạn rõ ràng để nhân viên biết chính xác khi nào công việc được cho là đã hoàn thành.
- Công nhận và khen thưởng khi hoàn thành nhiệm vụ.
Chìa khóa 5: Hỗ trợ xử lý rủi ro
Có một triết lý đơn giản rằng “Nếu không ai phạm sai lầm thì ta chẳng thử được thứ gì mới mẻ cả”. Bạn phải sẵn sàng chấp nhận mạo hiểm, nếu không thì đội ngũ của bạn mãi tụt lại phía sau và không mở mang thêm được. Chấp nhận học tập và cải tiến liên tục. Cổ vũ đội ngũ học tập liên tục.
Mạo hiểm trong doanh nghiệp thường gắn liền với văn hóa của công ty. Nếu người chủ không khuyến khích các thành viên chấp nhận mạo hiểm trong kinh doanh, doanh nghiệp đó sẽ tiếp cận mục tiêu một cách thận trọng, sự tiến bộ sẽ diễn ra rất chậm chạp, không có gì đặc biệt. Điều này rất có thể sẽ tạo ra một hình ảnh doanh nghiệp mờ nhạt.
Phần lớn mọi người không thích mạo hiểm. Họ sợ rủi ro. Lý do giải thích liên quan nhiều đến các thói quen, họ đã quen với “vùng an toàn” và không dám mạo hiểm. Nhưng có một sự thật là, thói quen có thể thay đổi và chỉ mất 21 ngày để tạo ra một thói quen mới. Chỉ cần tập trung làm một việc gì đó khác trong 21 ngày là sẽ thành thói quen. Hoặc chủ định không làm gì đó trong 21 ngày là bạn sẽ mất thói quen.
Một số công ty thực sự khuyến khích các thành viên thử nghiệm những cách làm mới. Họ khen thưởng các thành viên đội ngũ vì những đổi mới hay cải tiến cách làm. Kết quả là những người làm trong các công ty như vậy cảm thấy thêm hăng hái, được kích thích và trọng dụng. Họ sẽ vui vẻ đi làm mỗi ngày vì cực kỳ thỏa mãn với công việc. Nhiều khả năng họ cũng sẽ sẵn sàng đi xa hơn mà không phải chờ yêu cầu. Họ sẵn sàng cống hiến hết mình. Họ sẽ thể hiện, qua hành động và phản ứng của mình, bộ mặt hạnh phúc và đầy sinh lực của công ty.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc khuyến khích những thay đổi nhỏ để giảm rủi ro. Người Nhật rất giỏi vụ này và Kaizen ra đời. Kaizen nghĩa là sự cải tiến không ngừng, từng chút một và là quan điểm sống động trong doanh nghiệp, khi các thành viên đội ngũ không ngừng cải tiến cách làm của họ. Nếu bạn đang xây dựng công ty và muốn nó phát triển mạnh mẽ, bạn phải làm chủ cuộc chơi, bạn phải hỗ trợ các thành viên làm những việc họ chưa từng làm. Hãy làm việc cùng các thành viên trong đội ngũ và hỗ trợ họ làm những việc mới, hỗ trợ khi họ thử những cái mới mẻ và hỗ trợ khi họ nhận rủi ro. Ta chỉ đảm bảo rằng họ sẽ ra ngoài kia thử những cái mới và những phương pháp mới.
Chìa khóa 6: 100% tham gia gắn kết
Điều cuối cùng của kiến tạo một đội ngũ chiến thắng là kết nối tất cả những điều đã nhắc đến. Tham gia 100% , có mặt 100%, không phải 99% hay 98% mà là 100%.
Nếu bạn muốn có một đội ngũ chiến thắng, bạn cần họ tham gia 100%, bạn cần 100% số thành viên tham gia vào những việc đang diễn ra. Vì vậy, bạn cần khuyến khích:
- Cùng nhau chia sẻ những cảm xúc tích cực, điều thú vị
- Gặp gỡ trao đổi với nhân viên hàng tuần để lắng nghe nhiều hơn
- Nâng cao năng lực trí tuệ cảm xúc cho toàn bộ đội ngũ để đảm bảo sự phối hợp, khả năng cân bằng, sự tập trung và kích hoạt được toàn bộ 16 xi-lanh của đội ngũ – nghĩa là tác động vào 4 khía cạnh của từng thành viên: Thân – Trí – Tâm – Ý!
Như vậy, bạn đã có 6 chìa khóa để cải thiện và xây dựng đội ngũ để tổ chức mạnh mẽ hơn. Chìa khóa tạo ra đội ngũ chiến thắng rất đơn giản nhưng không đồng nghĩa với dễ dàng thực hiện. Lãnh đạo và rèn luyện các kỹ năng cần thời gian, kiến thức, trãi nghiệm và cả sự dẩn dắt của những Nhà Huấn Luyện để đảm bảo một góc nhìn khách quan cần có và phương pháp thực chứng.
Và nếu bạn cần thảo luận sâu hơn những chìa khóa trên để hiểu rõ hơn, bạn có thể liên lạc với Tony..!
Nguồn tham khảo & trích dẫn:
https://bradsugars.com/share-your-vision-build-better-teamwork/
Nếu bạn cảm thấy có giá trị với ai đó, hãy chia sẻ cho nhiều người khác nhé!
Kiến thức là để cho đi mà!
Coach Tony Thái Sơn
Doctor of Business Administration
Master of Development Economics
Business Coach – ActionCOACH
tonythai@actioncoachcbd.com
Tel.: 091 908 1356